Processo de Digitalização de Imagens/Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

Avaliação de documentos:

• Processo de análise visando estabelecer sua temporalidade e destinação.

• Como deve ser:
  o Levantamento de documentos pelos órgãos sob orientação do Arquivo Central;
  o Consolidação das tabelas.

Resultados da avaliação:

• Planos de destinação/tabelas de temporalidade;

• Instrumentos que permitem encaminhar os documentos à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou reprodução.

Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística. AAB/SP 1996

Os documentos a serem digitalizados podem ser:

• Voz - Informações geradas de forma verbal. Cada vez mais informações verbais estão deixando o caráter informal e assumindo importância no mundo dos negócios. Você pede uma pizza, aplica no banco e altera a sua apólice de seguro. Tudo isso por telefone.

• Texto - Informações normalmente mais formais. Vão de cartas a contratos, planilhas, manuais etc.

• Imagem - Informações que não podem ser representadas nas formas anteriores: mapas, fotografias, assinaturas etc.
  

Vantagens do armazenamento em meio eletrônico:

• Redução de áreas de arquivamento;

• Redução no tempo de recuperação da informação;

• Rapidez para atualização dos dados;

• Possibilidade de acesso por mais de um usuário;

• Possibilidade de manter cópias de segurança.
  

Desvantagens do armazenamento em meio eletrônico:

• Constantes mudanças de mídia com custos associados imprevisíveis;

• Obrigatoriedade da existência de equipamento e software para recuperação do dado;

• Inexistência de valor jurídico.
  

Parâmetros para avaliação de custos de digitalização:

• Tamanho e tipo do documento;

• Volume de documentos;

• Níveis de indexação;

• Softwares e hardwares envolvidos;

• Resolução da imagem;

• Tipo de scanner (alimentador automático);

• Resolução do scanner;

• Velocidade de scan (x páginas p/minuto);

• Velocidade do processador;

• Sistema operacional;

• Se contrato de leasing, possibilidade de troca de media;

• Homem/hora;

• Preservação.
  

Método para automação de arquivos:

• Constituir grupo de estudo;

• Avaliar a necessidade:
  o Base 10 000 documentos;
  o Média mensal de crescimento e consulta;
  o Localização geográfica das consultas;
  o Software deverá ser escolhido dependendo do tipo de documento (imagem, texto,...).

• O hardware deverá ser escolhido de acordo com o volume, a média mensal de crescimento de documentos e de consulta;

• Consultar o mercado para verificar possíveis softwares;

• Visitar instituições.
  
  

Plano de Contingência para Arquivos Eletrônicos (para garantir a preservação das informações com mídias eletrônicas):

• Instalações / Infra-estrutura;

• Conexões;

• Hardware;

• Software;

• Suprimentos.
  

Ações para cada item:

• Identificar dependências críticas;

• Idealizar soluções alternativas;

• Desenvolver processos de recuperação;

• Testar os processos;

• Revisar os processos periodicamente.
  

Riscos envolvendo hardware:

• Incêndio;

• Parada do sistema;

• Roubo;

• Falta de energia;

• Rede;

• Sabotagem;

• Raios e enchentes.

Fonte: National Computing Centre / UK 1994

Riscos envolvendo dados:

• Vírus;

• Erros no software;

• Uso inadequado;

• Hackers.

Fonte: National Computing Centre / UK 1994

Outros riscos:

• Fogo / calor;

• Umidade / vapores;

• Fumaça / gases corrosivos;

• Poeira;

• Explosão;

• Magnetismo.
  

Mídias x Condições Ambientais x Durabilidade:

Medida de Recuperação:
É o processo de planejar procedimentos afim de manter o fornecimento de serviços aos usuários no caso de falha ou desastre tanto pela volta dos serviços à normalidade como pela tomada de ações alternativas para suportar aplicações críticas.

Tarefas de Conversão para Arquivos Digitalizados:

• Preparação do documento;

• Digitalização;

• Inspeção;

• Indexação;

• Compactação da Imagem;

• Gravação da mídia;

• Certificação da qualidade (Controle de Qualidade).
  
  

Preparação do Documento:

• Pode ser realizada por sua própria equipe ou por um birô;

• Ocorre antes da digitalização do documento;

• Remoção manual de encadernações, grampos e clipes, além do conserto de páginas rasgadas;

• Treinar a equipe para a remoção e destruição de duplicatas.
  

Digitalização e Escaners:

• Os documentos são pré-classificados antes da digitalização, em lotes

• Ajustar o escaner para a digitalização de acordo com o tamanho ou cor do documento

• Escolher a extensão da imagem digitalizada

• A qualidade de uma imagem digitalizada é medida em pixels por polegada, quanto mais pixels, maior a qualidade, podendo ser 100, 200, 300 ou 400 pixels por polegada

• À medida que a qualidade da imagem e o número de pixels aumentam, a velocidade de digitalização diminui e aumentam os requisitos de armazenamento em mídias

Inspecionando Imagens:

• As imagens de documentos podem ser inspecionadas imediatamente após a digitalização

• Se as imagens estiverem ilegíveis, os documentos podem ser digitalizados novamente

• Quando aprovadas, as imagens são gravadas em discos

• Podem ocorrer aprimoramento de imagens, tornando-as legíveis de acordo com o padrão e gravadas a seguir
  
  

Indexação e Capacidade de Acesso:

• É necessário ter um índice preciso, pois é através dele que os documentos serão localizados, selecionados e recuperados para visualização e cópia;

• A indexação pode ser por assunto, tópico, pasta e palavras-chave;

• A indexação pode ser feita antes ou após a digitalização do documento.

Compactação da Imagem:

• A compactação reduz o tamanho da imagem digitalizada para armazenamento e transmissão;

• A compactação pode ser realizada controlando a resolução da imagem digitalizada, o seu tamanho e a extensão de gravação em mídia.
  

Certificação da Qualidade (Controle de Qualidade):

• Auditoria realizada posteriormente em cada lote convertido, para verificar se os requisitos de hardware, software, indexação e qualidade das imagens estão sendo respeitados.

MEIO AMBIENTE

 

A INKSYS assume seu compromisso com o meio ambiente e incentiva o desenvolvimento sustentável. A reciclagem e GED são exemplos disso.

Após a aplicação da TTD Tabela de Temporalidade Documental – nos arquivos dos seus clientes, a INKSYS encaminha para reciclagem uma grande quantidade de papel proveniente de documentos duplicados e que já passaram do prazo de arquivamento.

A INKSYS incentiva a utilização da GED, o que elimina a necessidade de impressão e cópia de documentos.

Além disso, através da digitalização de documentos, pode-se reduzir drasticamente o consumo de papel e, consequentemente, o corte de árvores para a produção de celulose, atividade que emite muito carbono na atmosfera e contribui para o efeito estufa e aquecimento global. A reciclagem de papel não só ajuda a reduzir o volume de lixo, como evita a derrubada de árvores.

Para produzir 1 tonelada de papel são necessárias 2 a 3 toneladas de madeira, uma grande quantidade de água (mais do que qualquer outra atividade industrial) e muita energia (está em quinto lugar na lista das que mais consomem energia). No Brasil, apenas 37% do papel produzido vai para a reciclagem. De todo o papel reciclado, 80% é destinado à confecção de embalagens, 18% para papéis sanitários e apenas 2% para impressão.